Ako automaticky archivovať poštu na MacBooku

Mnoho z nás si myslí, že archivácia je zbytočným krokom, pokiaľ ide o naše e-maily. Väčšina našich kolegov tu to ani nerobí. Radšej nechávajú svoje prichádzajúce e-maily vo svojej doručenej pošte a pomocou príkazu „Označiť ako prečítané“ a ďalších označení označujú činnosti, ktoré je potrebné vykonať v prípade prichádzajúcich e-mailov. Najčastejšou odpoveďou na nearchiváciu, ktorú sme počuli, je „Svoje e-mailové správy uchovávam v doručenej pošte, aby som ich mohol ľahko nájsť“.

Archivácia e-mailov uľahčuje správu vášho času a poskytuje určitú štruktúru. Po archivácii e-mailov, ktoré ste skončili, vám zostane čistá doručená pošta s e-mailami, ktoré si zaslúžia vašu pozornosť. Neporiadok zadarmo! Už žiadne straty dôležitých e-mailov. V tomto príspevku vám ukážeme podrobného sprievodcu, ktorým môžete nastaviť svoju archívnu poštovú schránku a tiež automaticky archivovať vaše e-mailové správy.

Krok 1. Otvorte svoju poštovú aplikáciu a kliknite na Schránka> Nová schránka

Krok 2 Určte názov novej poštovej schránky a v rozbaľovacej ponuke vyberte umiestnenie. Navrhujeme, aby ste ako umiestnenie použili „Na mojom počítači Mac“ a primerane ho pomenovali. Ako názov priečinka v tomto príklade použijeme ATB_Archive.

Krok - 3 Keď to nastavíte, poštová schránka je vám k dispozícii na ľavej strane podobne ako ktorákoľvek iná poštová schránka a svoje e-mailové adresy môžete presúvať ručne, akonáhle ich dokončíte.

Krok - 4 Teraz prichádza zábavná časť automatizácie procesu archivácie pomocou pravidiel. Je to celkom jednoduché, akonáhle sa dostanete na kĺb.

Krok - 5 Kliknite na Pošta> Predvoľby. Kliknite na Pravidlá a vyberte si Pridať pravidlo

 

Krok –6 Označte priečinok poštovej schránky tým, ktorý ste vytvorili v kroku 2.

Krok - 6 Pomenujte pravidlo do poľa popisu a pridajte podmienky. Môžete pridať podmienky, napríklad e-mail starší ako dva týždne. Stlačením tlačidla + pridajte ďalšie podmienky. Tu môžete získať dosť konkrétnych informácií, napríklad „Všetky e-mailové správy od odosielateľa x alebo od odosielateľa y“ sa nearchivujú. Uložte si svoje pravidlá.

Krok - 7 Vyskúšajte to a máte hotovo. Hneď ako e-maily v doručenej pošte splnia pravidlá, ktoré ste nastavili, vaša pošta ich automaticky presunie z doručenej pošty do miestneho priečinka archívu, ktorý ste nastavili.

Niekedy sú to práve jednoduché veci, vďaka ktorým sme produktívnejší. Ak ste si niekedy otvorili schránku a cítili ste, že sa potrebujete napiť, nie ste sami. Vyskúšajte funkciu automatickej archivácie a skontrolujte si ju sami!

Vitajte v službe Doručená pošta zdarma!

Posledné príspevky